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必要経費として認めてもらえる証拠の残し方

 経費であることを認めてもらうには、証拠をきちんと保存しておくことです。領収書を保存するのはもちろんですが、飲食代の場合には、得意先名や担当者、人数なども明らかにしておかなければなりません。これらのことを現金出納帳の摘要欄に記入しておいてください。お中元やお歳暮などは、送り先の明細を保管しておくほうがよいでしょう。また、香典や祝い金の場合には領収証はありませんが、お葬式や結婚式の案内状を保管しておき、そこに払った金額を記入しておきましょう。個人的な支払いなのか、事業としての支払いなのか判断に迷うような場合も多いと思います。
 例えば、携帯電話の通話料です。個人用と事業用と二つ持っていれば問題なく区分できるのですが、一つの携帯電話では、個人的な通話料と事業としての通話料が混ざってしまっています。こういった場合には、携帯電話の利用明細書からプライベート分と事業分に分けるべきです。しかし、これではとても面倒です。自分で適切な事業としての使用割合を決めて按分する方法でもかまいません。
 税務署につまらない疑いをかけられないために、次のような点に注意しておくことがポイントです。
(1)飲食代は、場所、相手先、担当者、人数などがはっきりわかるようにしておく。できれば「打合せ議事録」等を作成しておくとよい。
(2)ゴルフ等に招待されて支払ったプレー代については、招待状なども保管しておく。
(3)中元・歳暮は送り先の明細表も保管しておく。
(4)香典・祝い金等は、招待状の葉書に支払った金額を記入して保管する。
(5)(1)~(4)については、現金出納帳にも相手先等を記入しておく。
(6)携帯電話の通話料で私的なものと事業上のものが混ざっている場合には、利用明細書などで事業上の通話料を区分してから必要経費にする。適切な按分割合があるのであればそちらを使って按分してもかまわない。
(7)店舗や事務所と住宅が一体になっている場合には、固定資産税や家賃などは、床面積などの使用割合で按分する。

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